Brik cockpit

Et dialogværktøj mellem forsyningen og den kliniske afdeling.

Problem
Problemer:

Tungt arbejdsmiljø
Kassefyldning – meget luft i regionslagerkasser
Høj kassation – millionbeløb på regionsniveau
Høje fragtomkostninger
Ikke eksisterende overblik

Løsning
Brik cockpit er et dialogværktøj mellem forsyningen og den kliniske afdeling. Et værktøj, som omfavner en hel afdelings briksortiment (Forbrugsvarer). Der giver det mulighed for at se, hvilke varer som er kritisk for at ikke have nok beholdning til næste genopfyldning, som derved kan skabe forsyningsproblemer, og derved kræver aktion i form af at sætte mængden op eller bestille oftere. Cockpittet tager også stilling til, hvilke brikvarer som er lavfrekvente og formentlig vil blive til kassationsvarer snart, eller helt døde varer, som ikke længere bruges og derved ofte bliver kasseret. Dette giver den enkelte afdeling et helt unikt billede over sit varesortiment, som ofte kan være på over 800 enheder, hvilket er meget svært at have detaljeret billede af uden værktøjer. Afdelingen kan derved skrue op for mængden af sine kritiske brikker, og sikre en bedre forsyningssikkerhed. Afdelingen kan ligeledes spotte sine lavfrekvente og dødevarer.

I samarbejde med forsyning og service findes der andre afdelinger på sygehuset, som stadig bruger disse produkter. Derved sikres der, at produkter ikke udløber i holdbarhed, eller at produkter smides ud. Dette giver en kæmpe økonomisk gevinst for både hospital og klima. Derudover indeholder cockpittet også oversigt over kassefyldninger og bestillingsmønstre, som gør, at man kan optimere indholdet i kasserne, som leveres fra regionslageret, og derved reducere den luft/spildplads, som findes i den enkelte kasse til levering. Dette reducerer fragtomkostninger gevaldigt samt giver et forbedret arbejdsmiljø, da det reducerer antallet af kasser og derved bure, som skal fragtes mellem det enkelte sygehus og regionslager.

Proces
Vi ønskede at skabe et værktøj, der på baggrund af data (forbrug) kunne bruges til dialog mellem klinikkerne og forsyningen til at træffe beslutninger omkring varesortiment, leveringsdage og effektivisere forsyningen.

Ud fra dette mål mødtes gruppen af udviklere (Claus Ørum, Helena Egelund, Lars Holm, Jonathan Sørensen & Kevin Pedersen) til en dialog omkring, hvordan dette kunne virkeliggøres, samt hvilke informationer der yderligere skulle/kunne være tilgængelige i gennem værktøjet. På den måde fik vi samlet skabt et konkret overblik over, hvordan vi ønskede det færdige produkt skulle se ud, samt udarbejdet en arbejdsplan for processens fortsatte udvikling.

Herefter lå bolden hos Helena Egelund i form af at programmere og automatisere værktøjet og visuelt opstille "BRIK COCKPITTET", som vi kender det i dag. Løbende i denne proces blev der holdt statusmøder i udviklingsgruppen, således at alle var sikre på, at vi var på vej i den rigtige retning, og at værktøjet indeholdte den ønskede kvalitet.

Efter udvikling og løbende tilrettelser stod vi med det færdige produkt, og kørte herefter analysen på samtlige afsnit på hele AUH.

På den måde kunne vi hurtigt skabe os et overblik over potentialet af værktøjet, samt udpege de afsnit der havde mest brug for en gennemgang af deres varesortiment.

Fra start havde vi en klar linje for implementeringen - det skulle gøres grundigt.

En af grundessenserne omkring brik cockpitter er at involvere klinikken og ikke tage beslutninger henover dem. Derfor var det magtpålæggende at sikre, de var med, tog beslutninger, og kvalificerede de forslag, brik cockpittet kom med.

Vi valgte at motivere klinikken ved at invitere dem til opstartsmøder, fremlægge potentiale og punkter, som var iøjnefaldende for netop deres afdeling. Det har indtil nu sikret, at klinikken altid har stort ønske og vilje til at indgå i en optimeringsrunde med cockpittet som centrum for beslutninger.

Vi lærte undervejs, at klinikkerne på tværs har meget forskellige tilgange til, hvordan de styrer deres varesortiment, og hvor meget de vælger at gå i dybden med det.

Vi har også erfaret, at de IT færdigheder, som hver klinik råder over, også er meget differentieret, hvorfor det kan være forskelligt, hvor meget de skal guides i starten af projektet.

Derudover lærte vi også, at selvom klinikkerne har gjort et stort arbejde ud af at optimere og vedligeholde deres sortiment, så har de undervejs tabt overblikket og misset nogle varegrupper, hvorfor der altid er stort potentiale til forbedringer pr. klinik.

Dette giver blot endnu mere blod på tanden for at gennemføre projektet for hver eneste afdeling i regionen.