Forbedringstorsdag

Problem
Et ønske om at imødegå de krav, der stilles til forandringer og accelererede forbedringsprocesser i psykiatrien i disse år.

Løsning
Konceptet "Forbedringstorsdag" har til formål at imødegå de krav, der stilles til forandringer og accelererede forbedringsprocesser i psykiatrien i disse år ved at styrke Regionspsykaitrien Horsens' evne til at udvikle og iværksætte effektivitets- og forbedringstiltag i et samarbejde på tværs af hele afdelingen.

Dagen fungerer som et dynamisk rum for samskabelse og læring, hvor der gennem dialog, involvering og indflydelse skabes fælles forståelse for og accept af de mange opgaver og krav, der stilles afdelingen. Her samarbejder afdelingsledelse, funktionsledelse, kvalitets- og EPJ-nøglepersoner og stabsmedarbejdere på tværs af afsnit og fagligheder om at skabe meningsgivende og varige forbedringer på patientens præmisser, samtidig med at patientsikkerheden og –tilfredsheden tilgodeses.

Dagen medvirker til at styrke forståelsen for og anvendelsen af data i forbedringsarbejde, udforme planer og mål for forandringstiltag, levere efterspurgte resultater og etablere sikre arbejdsgange og behandling af god kvalitet.

Samtidig bidrager dagen til videndeling og læring, når indsatser og erfaringer præsenteres, drøftes og diskuteres.  Deling af indsatser og erfaringer inspirerer til 'genbrug' af ideer og giver plads og rum til at fortælle den gode historie, udvikle kompetencer og øge forståelsen af den kultur, forbedringer bedst udvikles i. Dagen giver energi og ejerskab, sammenhængskraft og samtstemthed i afdelingen, sikrer engagement og arbejdsglæde blandt medarbejdere og ledere, kompetenceudvikler og forbedrer kvaliteten af de ydelser, vi leverer til vores patienter.

Afvikling af Forbedringstorsdag (FT) afholdes hver anden torsdag og er en hel dag med aktiviteter, der har fokus på udviklingstiltag, udveksling af viden og erfaringer samt fastsættelse af mål for de fremtidige udviklings- og forbedringstiltag. Dagsordenen styres ud fra 4 forskellige ”skoleskemaer”, der hver er bygget op af forskellige aktiviteter og møder, der er dynamiske i både form og indhold, så dagen afspejler de behov, der aktuelt er i organisationen. 

Eksempler på mødeaktiviteter på FT:  

• Afdelingstavlemøde: Hver FT starter med et tavlemøde, hvor bl.a. afdelingsledelsen informerer om nye tiltag, beslutninger og projekter. Her er alle medarbejdere i afdelingen velkomne til at deltage. 
• Kvalitets- og EPJ møde: Nøglepersoner, Kvalitets- og It-koordinator mødes og arbejder med forbedringstiltag, auditering, implementeringsopgaver m.m. 
• PDSA: Mellem to FT igangsættes prøvehandlinger afprøves nye tiltag med henblik på at forbedre et område/en arbejdsgang, hvor data viser, der er behov for at have et særligt fokus. Viser prøvehandlingerne at tiltaget giver god mening/forbedring, afprøves det af flere og flere, indtil indsatsen er klar til implementering; viser afprøvninger, at indsatsen ikke giver mening/forbedring, stoppes indsatsen, inden den har involveret for mange patienter/medarbejdere.
• Audit: Ud fra et årshjul med udvalgte fokusområder laves der 1 x om måneden journalaudit for at afdække, hvad der går godt, og hvad der kræver øget fokus. Karakteren af et fremadrettet øget fokus/ændret arbejdsgang drøftes af deltagerne med henblik på at lære af hinanden/'stjæle' hinandens gode ideer
• Balkort: Funktionsledere mødes på tværs af afsnit mhp. forbedring af overgange og afklaring og tilrettelæggelse af fælles opgaver. 
• Tema: Afsnittene og Staben vælger på skift at sætte fokus på et aktuelt tema. Emnet drøftes i plenum med henblik på læring, vidensdeling og ny inspiration. Under drøftelsen af Tema er alle medarbejdere i afdelingen velkomne til at deltage.
• Loop: Vi vælger et forbedringsområde, som vi arbejder intensivt med i 3 mdr. Undervejs gør vi 1 x om måneden status mhp. vidensdeling omkring indsatser og prøvehandlinger.

• LUP: Fokus på resultater fra den landsdækkende undersøgelse af patientoplevelser. Her har vi arbejdet med forbedringer ud fra tilbagemelding om patienternes oplevelser. 
• Overgange: Fokus på forbedring af overgange internt i huset og overgange til vores samarbejdsparter.
• Waste: Identificering af spild i arbejdsgange, som er uhensigtsmæssigt for patientforløbet.
• Vidensdeling: Hvordan deler vi viden med hinanden, hvordan foregår vidensdeling, hvilken viden skal man selv opsøge, og hvilken viden kan man forvente at få formidlet.

Proces
Konceptet startede som en dristig ide om den ideelle løsning på en række udfordringer, der var vanskelig at se løst, nemlig:

• for mange møder spredt over alle ugens dage uden struktur eller tydelighed omkring, hvem der deltog i hvad, hvornår og hvorfor
• der var klager fra nøglepersoner over, at de ikke havde tid og plads til at gennemføre forbedringer i eget afsnit, primært fordi der ikke var tid til og mulighed for at tale med deres nærmeste leder om behov, planlægning af implementering, fastholdelse osv.
• der var ikke hverken tid eller rum mellem opgaver til at videndele eller lære af hinanden

Nøgleord   LæringInitiativprisenMedarbejderinddragelse

År   2019