Gør det let at holde møder – fokus på facilitering og fremdrift

Problem
Vi har behov for at holde bedre møder med deltagerinvolvering, effektivitet og fremdrift.

Løsning
Vi har udviklet en række processuelle metodekort, der, på en let og intuitiv måde, kan anvendes som støtte til mødeplanlægning samt støtte til mødeleder/facilitator.

Målet er at afholde møder, der er effektive og målrettede, og som giver mening for deltagerne. Den person, der faciliterer mødet, kan læne sig op af metodekortene, når der er behov for at planlægge og styre mødet, involvere deltagerne, drøfte problematikker, prioritere i opgaver, udarbejde handleplan m.m.

Metodekortene omfatter 14 kort inden for følgende 6 kategorier:

1. Det faciliterede møde
2. Enkle faciliteringsmetoder
3. Kommunikation på møder
4. Overblik og prioritering
5. Handleplan
6. Klinisk praksis


Kortene er kategoriseret, så der altid kan tilføjes nye kategorier eller nye kort inden for en eksisterende kategori.
Metodekortene er understøttende i forhold til indhold og form samt hjælper mødeleder til at sikre aktive mødedeltagere og fremdrift i arbejdet.

Metodekort og processer er afprøvet på et udviklingsforløb om modtagelse af nye medarbejdere. Arbejdsmåden samt kort og processer betød, at det var en meget effektiv proces. Derudover har vi oplevet, at effektiviteten omkring møderne er højnet, og at det endelige produkt (målet) er fremkommet hurtigere end vanligt.

Vi har oplevet en langt bedre kvalitet i møderne på baggrund af en struktureret forberedelse af møderne og tydelig facilitering af møderne. Når vi holder møder, har vi som personer ofte forskellige roller, ansvar og kompetencer. Disse bliver langt tydeligere end normalt, og alle kender rammen for og forventningen til målet. Alles perspektiver indhentes på en effektiv måde, og møderne er afviklet med høj grad af transparens. Mødedeltagerne har givet spontan feedback i form af oplevelser af, at "blive taget seriøst", "at blive involveret" og "at få kompetencer sat i spil".

I arbejdet med udarbejdelsen af metodekort til afvikling af møder og i afprøvningen af disse, i forbindelse med vores udvikling af et nyt "on-boarding" koncept i afdelingen, er det blevet tydeligt, hvor vigtig en klar og tydelig ramme er ved mødeafholdelse. Medarbejderne modtager en dagsorden med tydelig angivelse af vores forventninger til mødet og deres rolle ved møderne, hvilket betrygger medarbejderne i, at rammen er klar, og at der er en tydelig retning for processen – alt sammen noget, der bidrager til et godt arbejdsmiljø. Det giver større mening og værdi for medarbejdere at deltage i møder, hvor de kan være aktive deltagere, samtidig med at der sikres høj grad af fremdrift.

Løsningen er inspireret fra konferencen: International Forum on Quality & Safety in Healthcare, 2019.


Metodekortene kan bestilles via Grafisk Service, Region Midtjylland: http://gsonline.rm.dk/ma.aspx?maid=265

Metodekortene kan bestilles via Grafisk Service, Region Midtjylland: 
http://gsonline.rm.dk/ma.aspx?maid=265

Plastlommer, som passer til kortene kan bestilles her (A6 mappe med velcrolukning): https://www.t3lshop.dk/shop/a6-mappe-med-velcro-lukning-portraet-format-6-mapper-937p.html?gclid=EAIaIQobChMI2rWG5f2x7wIVitOyCh2xSQ8cEAkYASABEgK5E_D_BwE&CookieConsentChanged=1

Brochureholdere til metodekortene kan købes her: https://www.shopsign.dk/taymar-brochureholder-a6-m65-fp110

Proces
Morten Albæk Skrydstrup deltog i den Internationale Kvalitetskonference på Sundhedsområdet "International Forum on Quality & Safety in Healthcare, 2019", herunder i en session, hvor en række aktionskort/støtteredskaber blev præsenteret. Morten præsenterede efter konferencen kortene, og dette gav anledning til at se på, hvordan denne tanke/metode kunne omsættes til vores kultur og behov samt kunne anvendes og videreudvikles til at forbedre møder og resultater til gavn for patienten.

I første omgang gav det anledning til, at møderne i vores forestående udviklingsarbejde med et nyt on-boarding koncept blev nøje planlagt med effektive faciliterede møder og med afprøvning af mange metoder bl.a. også med inspiration fra Ib Ravn. Vi besluttede, at vi på baggrund af de gode resultater, via lignende kort, ville videndele faciliterende greb og processer, som vi har haft glæde af.

Metoderne er konkret anvendt i forbindelse med udarbejdelse af et nyt "on-boarding" koncept i afdelingen. Her anvendte vi metodekortene – som en prøvehandling og på baggrund af de erfaringer, vi har fået, tænker vi, at metoderne med fordel kan udbredes til andre dele af vores afdeling, til flere og andre typer af møder med henblik på en bredere implementering.

Metodekortene er udarbejdet af Fysio- og Ergoterapi, Aarhus Universitetshospital:
Helle Østergaard, Uddannelsesansvarlig terapeut
Mette Karlskov, Klinisk underviser
Morten Albæk Skrydstrup, Leder i afdelingsledelsen

Nøgleord   OrganiseringMedarbejderinddragelseSmartprisenLæring

År   2020