Hjælpeværktøjer til registrering

Problem
Manglende og fejlagtig indberetning af aktivitet.

Uoverskuelighed i data og manglende værktøjer til fejlretning og læring.

Løsning
Formålet med hjælpeværktøjerne er at bidrage til at forbedre patientregistreringen samt sikre, at alle relevante ydelser og aktivitet bliver registreret. Alle afdelinger har nem adgang til hjælpeværktøjerne fra egen intranetside, jf. eksempel fra Akutafdelingen: http://auh.intranet.rm.dk/ledelse/auh-overblik/akutafdelingen/hjalpevarktojer/ (OBS intranetside)

Hjælpeværktøjet indeholder på tværs af alle afdelinger på AUH 28 punkter, hvor der er fokus på at hjælpe afdelingerne med korrekt patientregistrering. Under hvert punkt er der et link til en afdelingsspecifik BI-rapport, udarbejdet enten af BI-enheden eller Økonomienheden, som indeholder fejl eller opmærksomhedspunkter, som afdelingerne skal forholde sig til. Der er tale om meget konkrete oplysninger, idet listerne præsenteres på cpr-niveau, hvilket gør, at lægesekretærerne umiddelbart kan anvende listerne til at rette efter.


De 28 punkter spænder over emnerne: Kontakter, procedurer, medicin, betalingsoplysninger, indberetningsfejllister, oprydningslister, sygdomsforløb og patientrettigheder. Hver afdeling har sit eget overblik med link til afdelingsspecifikke BI-rapporter, og der er yderligere mulighed for afdelingerne for at få udbygget hjælpeværktøjet med individuelle rapporter, hvilket en del afdelinger allerede har benyttet sig af. Der henvises i Hjælpeværktøjerne ligeledes til fejl, der tilgås og rettes direkte via EPJ. Der er udarbejdet udførlige rettevejledninger til hvert enkelt punkt i hjælpeværktøjet.


Fokus i vejledningerne er dels at vise, hvordan man konkret kan rette fejl, samt hvordan man forhindrer, at fejlen opstår igen.


Afdelingerne har udtrykt meget stor tilfredshed med disse vejledninger fordi de giver hjælp til at rette og forstå de forskellige punkter. Hver uge bliver der sendt en status ud til hver afdeling, hvor de kan se antallet af manglende/fejlbehæftede registreringer samt udviklingen inden for de sidste 7 dage for hvert enkelt punkt. Derudover er der udarbejdet en statusrapport over alle punkterne, der opdateres dagligt. Dette anvendes som et værktøj af Sundheds-It og Økonomi til løbende, via dialog med afdelingerne, at følge op på antallet af fejl og øvrige opmærksomhedspunkter.

Der er ansat to nye medarbejdere, hvis hovedopgave er at udvikle og implementere hjælpeværktøjet. Herudover er der fem øvrige medarbejdere fra hospitalsstaben, som arbejder med udvikling og implementering af hjælpeværktøjet.

Ud over organiseringen omkring hjælpeværktøjet i hospitalsstaben, er den eksisterende registreringsorganisation blevet udbygget på afdelingsniveau. Organisationen er forankret hos den ledende lægesekretær eller PAS kontaktpersonen, men er nu yderligere blevet udbygget med en lægefaglig registreringskontaktperson.

Proces
Efter ide fra OUH udvikledes først en simpel opsætning af få punkter, som vi vurderede kunne hjælpe klinikken. Vi inddrog i denne proces andre dele af staben, Dataenheden og Kommunikation, ift. hvor hjælpeværktøjerne skulle ligge henne (intra).

Derefter udvalgte vi to afdelinger, en medicinsk og en kirurgisk, hjalp med at validere værktøjet. Det blev hurtigt klart, at der var behov for flere punkter, end vi havde lavet, fordi de gerne ville have det hele 1 sted.

Vi lavede herefter en prøvehandling på de to afdelinger, som i to måneder fik tilsendt den ugentlige mail med oversigt over punkterne. Vi justerede løbende og testede datagrundlag i denne proces.

Vi havde kick-off i oktober 2020, hvor vi sendte den første ugentlige mail og oversigt ud med en præsentation af hjælpeværktøjet.


Processen har lært os, at fokus afdelingsspecifikke lister er det helt rigtige, eftersom afdelingerne er meget forskellige og har forskellige behov ift. listerne. Processen har lært os, at det vi selv tror, er klinikkens behov, ikke altid er det samme som det reelle behov.

Nøgleord   AktivitetOrganiseringPatientSmartprisenData

År   2021