Bedre organisering og overblik.
Problem
Kvalitet og sikring af rengøringsstandard.
Løsning
Siden 2015 har vi på RRA benyttet Opgavesystemet til transporter, og siden 2019 er de fleste serviceopgaver blevet bestilt og håndteret i Opgavesystemet.
Efter ønske fra afdelingsledelsen blev det i 2021 testet om Opgavesystemet også kunne bruges til planlægning, udførelse og dokumentation af faste rengøringsopgaver. Testperioden mundede ud i et koncept for indtastning og brug som er ensrettet for hospitalet. Dvs. at uanset hvor du befinder dig på hospitalet, vil opgaverne være genkendelige på tværs.
Vi lægger således alle faste rengøringsopgaver ind i systemet på navngivne rengøringslister. Servicemedarbejderne kan logge på de forskellige lister og booke og udføre de daglige rengøringsopgaver. Opgaverne indeholder detaljer om den konkrete opgave (se eksempel på billede 1).
Ved brug af Opgavesystemet til alle rengøringsopgaver, kan vi bedre organisere arbejdet, og hjælpe hinanden på tværs. Systemet synliggør f.eks. også steder og tidspunkter med spidsbelastning.
Metoden med interval på opgaverne levner rig mulighed for servicemedarbejderen til selv at planlægge sin dag. Langt de fleste opgaver vil skulle løses i tidsrummet kl. 7.00-15.00 mens enkelte opgaver skal løses inden for et mere snævert interval.
Desuden kan man planlægge at opgaver der skal udføres i et bestemt tidsrum f.eks. kl. 6.00-8.00 vil ligge klar på listen når medarbejderen logger sig på kl. 6.00. Mens de næste opgaver først ankommer kl. 8.00. På den måde kan man minimere antallet af opgaver der ligger på listen.
Da dokumentationen nu foregår digitalt, har vi afskaffet papir-afkrydsningsskemaer på periodiske opgaver. Vi har fået udarbejdet en BI-rapport hvor lederne kan finde dokumentationen. (se eksempel på billede 2).
På billede 3 kan man se hvornår, af hvem de er udført og evt. afvigelser.
For medarbejderen opleves brugen af dette redskab som en støtte og en let tilgængelig vejledning til hvordan opgaverne skal udføres den pågældende dag. Især ved brug af timelønnede vikarer er løsningen med til at sikre kvaliteten af den daglige rengøring.
Proces
Ved brug af et eksisterende produkt(opgavesystemet) har vi kunnet indfører rengøringopgaver.
Et tæt samarbejde mellem afdelingen og sundheds IT.
Læringen har været stor i forhold til teknik og rutiner i arbejdet - f.eks. at alle dagens opgaver ikke skal stå der fra start men komme løbende henover dagen - ellers virker det uoverskueligt
Servicekonsulent
Sanny Kjeldsen
Henriette Lund Larsen
It og Sundheds-it
