Optimeringsvejen

Problem
Afdelingerne arbejder løbende med optimering af patientforløb, men der er mange flere patientforløb, der kan optimeres og mange flere kliniske problemstillinger, der kan løses. Afdelingerne i KUF'en peger på, at der mangler et sted at gå hen med sin idé/problemstilling, hvor man "bliver taget i hånden" igennem projektet, og hvor der kan søges om hjælp til de dele, afdelingerne måske ikke selv har kompetencer til. Afdelingerne er forskellig organiseret, og ikke alle har ressourcepersoner, der kan gå med "bolden". Derfor var ønsket, at KUF'en skulle understøtte dette. Derudover er der mange patientforløb, der går på tværs af afdelinger, og Optimeringsvejen kan facilitere dette samarbejde.

Løsning
Optimeringsvejen er udviklet af Hospitalsenhed Midts Klinik, Uddannelse og Forskningsfælleskab (KUF) for Optimering af Patientforløb. I denne KUF er 8
afdelinger repræsenteret, KUF'en ledes af et formandskab bestående af cheflæger og chefsygeplejerske. Initiativet Optimeringsvejen er udviklet i et tværfagligt fælleskab på workshops og i arbejdsgrupper.

Om Optimeringsvejen:
Hvor går du hen, når du har fået en ny idé til optimering af et patientforløb? Eller hvis du er kørt fast i dit projekt, og ønsker hjælp til at komme videre?
Det kan være, at du har brug for hjælp til, hvordan du kan undersøge problemets omfang eller måle på effekten af en intervention eller organisatorisk ændring? Eller du ønsker sparring på, hvordan du kan inddrage patienter og pårørende i udvikling af et patientforløb?

Optimeringsvejen er en let adgang til opkvalificering af gode idéer og projekter, hvor der kan opstå synergi, når forskellige faggrupper mødes og drøfter idéer og udfordringer. Du kan trykprøvet en idé og få hjælp til at få vurderet, om den kan briste eller bære.

Har du allerede beskrevet et projekt, kan det være, du har brug for sparring på metode, brug af data, budget eller muligheder for funding? Eller brug for hjælp til at komme i kontakt med studerende, der i et samarbejde kan lave dele af det i studieprojekter på bachelor- eller kandidatniveau?

Der er kort vej fra tanke til handling og plads til alt fra små prøvehandlinger til store forskningsprojekter på Optimeringsvejen. Det vigtige er, at:

• Problemet og omfanget af problemet er grundig belyst (eller at det er planlagt)
• Der måles på optimering (eller at det er planlagt), så det er muligt at konkludere på, om patientforløbet er forbedret
• Det kan for eksempel være projekter, der undersøger om noget i patientforløbet kan undværes eller ændres, så der bruges færre ressourcer, uden at kvaliteten påvirkes.

Et eksempel kan være et projekt, der vil forbedre henvisningsmønster eller stratificere patienter til en bestemt behandling. Det kan også være projekter, der udarbejder materiale til patienter og samarbejdspartnere, så kontakter til hospitalet kan reduceres, eller projekter der vil forbedre eksisterende eller udvikle nye patientforløb. Der skal gerne i projekterne også være fokus på patientoplevet kvalitet og effekt, hvordan det påvirker ressourceforbruget samt de sundhedsprofessionelles arbejdsmiljø.

Vi har udviklet en nem indgang til Optimeringsvejen via en elektronisk blanket med en guide til klinikere, for at komme omkring vigtige områder i et udviklings-, forbedrings-, kvalitets- eller forskningsprojekt. Alle medarbejdere i de forskellige afdelinger kan udfylde blanketten.

Herfra sker der følgende:

• Vi har nedsat et rådgivningspanel bestående af medarbejdere med forskellig profession fra forskellige afdelinger, der alle har viden og erfaring med forskning eller kvalitets- og forbedringsprojekter.
• Rådgivningspanelet mødes månedligt og er klar til at lytte til kliniske problemstillinger, give gode råd og sparring og koble projektet sammen med relevante nøglepersoner/netværk, de kan have glæde af at tale med internt i Hospitalsenhed Midt eller eksternt
• Ved behov, mødes projektejere og panelet for at drøfte projektet. Efterfølgende gives der feedback og hvis relevant tildeles en kontaktperson fra rådgivningspanelet, der kan hjælpe projektet videre.

KUF Optimerings af Patientforløb har et årligt budget, så der kan søges om midler til fx frikøb i en projektperiode. Når projektet afsluttes, evalueres processen, og projekterne deles i en Vidensbank på intra-og hjemmeside. Derudover formidles projekter på relevante fora samt via Kommunikationsafdelingen på nyhedskanaler.

Proces
Vi startede i efteråret 2022 med en workshop med repræsentanter fra alle afdelinger på tværs af professioner og klinik/forskning, hvor vi afdækkede behov og fik indsigt via Turbo Design Sprint metoden. Herefter blev der nedsat en mindre Vidensgruppe, der arbejdede videre med at udvikle en opstartsguide, og hvordan Optimeringsvejen skulle organiseres i samarbejde med Formandskabet for KUF. Dette arbejde blev præsenteret i foråret 2023, og herefter blev det justeret til, inden en prøveperiode blev igangsat.

Vi har udarbejdet en kommunikationsplan i samarbejde med kommunikationsafdelingen og formidlet via nyhedsbreve, intra, hjemmeside, symposie, delt flyers ud og deltaget på en lang række møder og fora for at sprede muligheden.

Vi har etableret et ambassadørnetværk, som er min 1 ambassadør pr. afdeling. Dem samlede vi i efteråret 2023 til en opstartsdag sammen med HR Uddannelse for at klæde dem på til at hjælpe med implementering og til at fange relevante idéer i afdelingen og få dem sendt afsted til Optimeringsvejen. Desværre har det været svært at arbejde videre med dette netværk, da møde og kursusaktivitet har været stærkt reduceret i foråret 2024, så dette potentiale er ikke afprøvet helt endnu.

Vi har lært, at det er vigtigt at lytte og trykprøve konceptet hos repræsentanterne løbende, således de kan genkende det, de har beskrevet som et behov, og så vi hele tiden er bevidste om, hvad der kan fremme/hæmme brugen og implementeringen. Vi har også lært, at vi kan bruge hinanden meget mere på tværs af afdelinger, selv om patientforløbene er vidt forskellige, og så har vi erfaret, at det kan være svært i klinikken at have endnu en mulighed for at lave projekter, der blander sig i kvalitet, udvikling og forskning, som der foregår ved siden af.

Vi kan nu se, at vi skal være meget tydelige omkring, hvad vi mener, Optimering af patientforløb mere konkret betyder. 

Nøgleord   OrganiseringLæringOptimering af patientforløbInitiativprisen

År   2024