Dagens mail - sammen hver for sig

Problem
Dagens mail er med til at bevare kontorets sociale sammenhængskraft i COVID19-hjemsendelsesperioden, og den har været med til at understøtte og vedligeholde medarbejdertrivslen og den gode arbejdsplads, rammerne for den gode opgaveløsning inden for sundhedsuddannelser og dermed indirekte for borgerne. Desuden har den bidraget til at bevare kontorets sammenhold og venskabelige omgangstone, der er et af dets kendetegn.

Løsning
Da medarbejdere i regionshusene i efteråret 2020 blev sendt hjem for anden gang for at mindske risikoen for smitte med coronavirus, besluttede kontoret at videreudvikle konceptet Dagens mail.

Dagens mail var i første hjemsendelse startet som en kommunikations- og omsorgskanal fra ledelsen til medarbejderne. I anden hjemsendelse blev den videreudviklet til et frivilligt medarbejderdrevet fællesskab, hvor samtlige medarbejdere på skift sendte en "Dagens mail" til hele kontoret, ledelsen inklusiv.

Hver ansat har ansvar for sin dag i løbet af en måned, og selvom det er en frivillig ordning, er alle i kontoret med i Dagens mail. En enkelt gang har en gæsteskribent skrevet Dagens Mail. Skrivning og læsning af Dagens Mail er fortsat efter nytår, og endnu er der ikke aftalt et sluttidspunkt. Indholdet i Dagens mail er helt frit. Personlige fortællinger, tanker om livets store og små spørgsmål og gøremål; det levende ord og det levede liv på skrift. Nogle gange kvitterer en eller flere kolleger til skribenten med en mail eller et telefonopkald. Dagens Mails fra november-december 2020 blev samlet til en fortløbende tekst til samlet læsning i en rolig stund i juleferien.

Dagens mail har været med til at understøtte og vedligeholde medarbejdertrivslen og den gode arbejdsplads, rammerne for den gode opgaveløsning inden for sundhedsuddannelser. Desuden har den bidraget til at bevare kontorets sammenhold og venskabelige omgangstone, der er et af dets kendetegn.

Skribent og læser griber ind i hinandens liv og skaber en intimitet, der er svær at få, når vi ikke kan mødes ved kaffemaskinen eller frokostbordet. Der er opstået relationer på kryds og tværs af vanlige samarbejds- og sociale relationer.

For en arbejdsplads, hvor en del af DNA'et er personlige såvel som faglige snakke og sparring over en kop kaffe, virker en hjemsendelse on/off i 14 måneder voldsomt og påvirker de ansattes og ledelsens trivsel, både på individniveau, mellem kollegaer og mellem medarbejdere og ledelsen og dermed opgavevaretagelsen. Dagens mail har været med til at understøtte en fortsat menneskelig relation mellem kollegaer og mellem medarbejdere og ledelsen og dermed trivslen på arbejdspladsen, den gode arbejdsplads og ikke mindst humøret. Alt sammen til gavn for den daglige og fortsatte gode opgaveløsning.

Vi forudser derudover, at Dagens mail vil gøre en forskel for den resocialisering, som kontoret skal igennem, når hjemsendelse er fortid blot. Som en konsekvens af, at vi løbende har kunnet "mærke" og blive klogere på hinanden, forventer vi, at vi ikke er drevet helt så langt fra hinanden, som man kunne frygte.

Proces
- idéen opstod på et personalemøde

- alle var med i processen

- implementeringen bestod i, at Inger Thorst udarbejdede en plan over, hvem der havde ansvaret for Dagens mail på bestemte dage; se evt. poster med tidslinje

- vi lærte, at vi, trods forskellige udgangspunkter, alle ønsker at bidrage til god trivsel, og at selv medarbejdere, som ikke bruger skriftsproget til daglig – eller måske primært skriver i fagligt/bureaukratisk sprog – greb muligheden for at bidrage til fællesskabet på individuelt niveau. Til stor glæde, læring, udvidelse af horisont og styrkelse af sammenhold på afstand, for os alle.

Nøgleord   AktivitetTrivselSmartprisen

År   2021