Præboarding, onboarding og offboarding i Region Midt

Problem
Løsningen er et svar på, hvordan vi som region kan optimere rekruttering i fremtiden. Hvordan vi kan gøre rekruttering mere smidigt, systematiseret og hvordan vi sikrer, at medarbejderen ser sig selv som en unik del af regionen - og derfor også har lyst til at forblive det.

Løsningen er medvirkende til at skabe en kulturforandring, hvor vi fokuserer på det positive og sætter en ære i at arbejde i Region Midtjylland, den faglige stolthed, udvikling og samarbejde er essensen af løsningen, som starter allerede, før du er startet.

Løsning
Hvad har vi lært af Covid-19 og fremtidens rekrutterings udfordringer? På testcentret har vi været tvunget ud i at bruge utraditionelle metoder og se digitale løsninger. Den digitale verden kan det hele hurtigere og smartere, derfor vidste vi, at skulle denne komplekse opgave løses, måtte vi have hjælp fra teknologien. Teknologien er ustoppelig og den har bakket os op hele vejen.

Vi fandt en model, der kunne løse vores rekrutterings- og fastholdelsesudfordringer, en måde hvorpå vi kunne præboarde, onboarde og offboarde, og måden hvorpå dette kunne lanceres var igennem den digitale verden.


For at nå sine medarbejdere er man nødt til at tænke som dem, tænke ud af boksen, tænke smartere. På Testcentret i Horsens har vi været frontløbere for onboarding i Region Midt. Vi har med en massiv rekrutteringsindsats udviklet et program fra præboaring til offboaring.


Vi har levet efter, at alle medarbejdere er en unik del af organisationen, og at vi har en fælles mission. Derfor har vi skabt en holdånd som pandemiens frontkæmpere til at rekruttere medarbejdere. Det handler ikke om hvad du kommer med, men om hvad du kan blive sammen med os.


Allerede før du er ansat på Testcentret går præboarding i gang. Vi har indkaldt ansøgere i større grupper på op mod 30 af gangen. Ansættelsessamtalerne har indeholdt fælles oplæg og afkortede individuelle samtaler. Vores erfaringer med denne proces er, at det allerede fra før de bliver ansat skaber en holdånd at gå til samtale flere af gangen. En holdånd der forstærkes gennem fælles oplæring, mentorgrupper og i resten af deres ansættelsestid.


Fra du er ansat på Testcentret modtager medarbejderen en mail med en velkomsthilsen samt alle praktiske informationer. Inden start får de ligeledes en mail om, at vi glæder os til at se dem, og hvad de kan forvente af deres første dag. Ligeledes får medarbejderne inden start adgang til den digitale forløbsguide, hvor de kan orientere sig om deres fremtidige arbejdsplads og procedurer. Den digitale forløbsguide gør systemer som e-dok og generelle informationer let tilgængelige for medarbejderen. Samtidig har den nyansatte mulighed for at finde præsentationsvideoer af vigtige nøglepersoner der er tilknyttet testcentret.  

Organisationen ønsker ligeledes at sikre offboarding, således at medarbejdere har lyst til at blive i regionen og lade sig uddanne inden for det sundhedsfaglige område.

Proces
Alle løsninger starter med gode idéer fra inspirerende mennesker. Idéen om at skabe en stærk onboarding blev vakt fra flyselskaber og deres onboarding. Herefter kastede vi ideen op og blev bakket op af dedikerede medarbejdere. Vi nedsatte en arbejdsgruppe som var idérige, spontane, kreative og engagerede. Men når alt kommer til alt handler innovation ligeledes om social kapital, hvorfor vi greb ud i vores netværk i Region Midt. Vi fik bl.a. kontakt til HR udvikling som havde hørt om den digitale forløbsguide. Samme dag kontaktede vi folkene bag og ugen efter havde vi første workshop. 10 dage efter var hele den digitale forløbsguide stablet på benene så den kunne komme ud og virke til gavn for både den enkelte medarbejder og borger. Det var væsentligt at den blev taget i brug hurtigt da vi stod overfor en opskalering der krævede ansætte af 200 mennesker på kort tid.

Det overordnede onboarding forløb her primært været drevet af Sofie Langberg og Helene Freund. Den digitale forløbsguide blev udviklet i samarbejde med vores nedsatte arbejdsgruppe bestående af 3 dedikerede medarbejdere. Ydermere varvi aldrig lykkes uden samarbejde med dygtige mennesker i hele Regionen, hvilket viste et særlig sammenhold.

Implementeringen var en kort proces. Vi havde besluttet, at det skulle ud og virke hurtigt. Vi vidste, der ville være småfejl, som skulle justeres undervejs, og dermed accepterede vi at det ikke kunne være perfekt fra start, og det virkede.

Nøgleord   ProcesPersonaleInitiativprisen

År   2022